IV.II Das Vorhaben und die Umsetzung kommunizieren
IV.II Das Vorhaben und die Umsetzung kommunizieren
Im Rahmen eines Kommunikationskonzepts gilt es, im Vorfeld erste Antworten auf die im Einführungsprozess typisch aufkommenden Fragen der Mitarbeiter zu entwickeln. Diese Antworten sollten rechtzeitig an alle Betroffenen kommuniziert oder meist noch besser, mit ihnen im Dialog besprochen werden. Die Kommunikation muss bereits vor der eigentlichen Einführung geplant und im Projektfahrplan berücksichtigt werden. Wenn man sich vor Augen hält, dass wir nicht nur rational unseren Aufgaben im Unternehmen nachgehen, sondern immer als ganzer Mensch mit Emotionen, Unbewusstem, Wünschen und persönlichen Absichten beteiligt sind, ist es sinnvoll, diese im Einführungsprozess – zumindest Ansatzweise – zu berücksichtigen. Projekte und Veränderungsvorhaben, die darauf gänzlich verzichten, haben erfahrungsgemäß deutlich schlechtere "Überlebenschancen" oder müssen mit einem hohen Kontrollaufwand realisiert werden.
Die Abbildung 8 verdeutlicht das tägliche Aufeinandertreffen zweier betrieblicher Realitäten. Nur das über die eine permanent gesprochen und die andere eher im Verborgenen bleibt.
Die zweite Realität wird nicht vor dem Betriebsseingang ablegt – sie spielt mal mehr und mal weniger in die erste Berufsrealität ein und es können sich "heimliche Spielregeln" entwickeln, die die Einführung und die Nutzung des Wissensmanagements entsprechend beeinflussen können. Ein Beispiel: Trotz aller sachlicher Informationen und Bekundungen durch die Geschäftsführung (erste Berufsrealität) bleiben bei einigen Mitarbeitern Angst und Unsicherheit bezüglich ihrer eignen Position bestehen (zweite Berufsrealität), was dazu führt, dass die Betroffenen die Einführung blockieren. Ein gutes Kommunikationskonzept spricht daher beide Realitäten an oder richtet "Bühnen" ein, auf denen beides angesprochen werden darf (z.B. Mitarbeiterforen/-marktplätze, Workshops). Es gilt also, sinnvolle und ehrliche Antworten auf die Fragen der Mitarbeiter zu finden und ihre Emotionen, Wünsche und Absichten zu "gewinnen".
Fragen / Emotionen
Fragen, die sofort gestellt werden … und beantwortet werden wollen
- Wozu das Ganze?
- Warum jetzt? Wie lange dauert es?
- Warum mit mir?
- Was wird konkret verlangt? Welcher Aufwand kommt auf mich zu?
- Warum durch Ihn/Sie?
- Was habe ich davon? Wer gewinnt/ verliert?
Emotionen, die "gewonnen" werden wollen …
- Einsicht (Stimmt, so müsste es gehen)
- Gemeinschaft (Wir sitzen in einem Boot)
- Individualität (Wir brauchen Sie)
- Faszination an der Aufgabe
- Besser sein als andere Unternehmen
- Anerkennung (Wir schätzen Ihre bisherige Arbeit)
- Sicherheit (Mir passiert nichts Schlimmes)
- Stolz (Ich kann mein "(Lebens-)Werk" weitergeben)
Die beispielhaften Fragen und Emotionen lassen sich auf verschiedenen "Bühnen" kommunizieren und/oder auch direkt mit den Betroffenen besprechen, beispielsweise schriftlich in einfachen Mitteilungen oder auch mündlich im direkten Austausch mit den Mitarbeitern.
Beteiligung organisieren
Positiver und vor allem wirksamer für eine nachhaltige Einführung lassen sich diese Fragen auch im Dialog mit den Mitarbeitern besprechen. Dies steigert zwar den Aufwand am Beginn, gleichzeitig verringert sich jedoch der Aufwand im Verlauf und gegen Ende, des Einführungsprozesses. Die Beteiligung bietet die Möglichkeit, die Einstellung der Mitarbeiter zu den Vorhaben in Erfahrung zu bringen und vor allem auch die Möglichkeit, auf mögliche Bedenken oder Vorschläge reagieren zu können. Dies kann in einem einzelnen Mitarbeitergespräch, im Teamtreffen oder auch in größeren Formaten wie beispielsweise einem Mitarbeitermarktplatz geschehen.
Wenn auf den "Bühnen" zusätzlich noch der fachliche Input von den Mitarbeitern eingeholt wird, können die ausgewählten Tools zur Wissenssicherung und -verteilung besser an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden. Das heißt, die Vorschläge und Ideen der Experten lassen sich gewinnbringend in das Wissensmanagement einarbeiten. Dies verbessert nicht nur die Qualität der Tools, sondern auch die Akzeptanz der Mitarbeiter, in dem ihr Know-how nachgefragt und gleichzeitig nicht über ihre Köpfe hinweg verändert wird. Die Betroffenen bekommen die Gelegenheit ihre Bedürfnisse zu formulieren und werden für ihre Expertise geschätzt. Für größere Vorhaben und/ oder auch für anspruchsvollere Veränderungen empfiehlt sich zusätzlich ein geschulter externer Moderator.
Für alle Kommunikations- und Beteiligungsmaßnahmen ist das richtige Timing zentral. Diese Selbstverständlichkeit wird im hektischen Tagesgeschäft jedoch oft vergessen und die Mitarbeiter erfahren meist zu spät von den Vorhaben, werden nicht einbezogen oder vor vollendete Tatsachen gestellt, was die nachhaltige Umsetzung von Wissensmanagement stören kann. Daher sollte die Kommunikation und/oder die benötigten Beteiligungsmöglichkeiten bereits im Projektfahrplan von Anfang an fest eingeplant werden.
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